Эффективное распределение времени или тайм-менеджмент — это методика помогающая грамотно распределять свое время для наибольшей эффективности его применения. В наше время люди все больше стали придавать значение ценности времени, поэтому тайм-менеджмент популярен, как никогда. Но среди огромного количества разнообразных методик по управлению временем не каждая из них являются эффективной, ведь при составлении методики нужно учитывать российский менталитет.
Известный экономист из Италии, В. Парето, сформулировал важнейший закон управления временем: «80 процентов всего нашего времени уходит на решение не столь важных, второстепенных задач, отдача от которых составляет всего 20 процентов».
На основании этого, в начале дня стоит решать важнейшие, первостепенные вопросы, и уже потом только переходить к менее важным. Но для этого необходимо научиться правильно расставлять приоритеты. Один из президентов Америки Д. Эйзенхауэр использовал для этого схему, в которой все дела распределяются по категориям важности на 4 группы:
К первой категории относятся те дела, которые требуют особого внимания, то есть самые важные.
Все, что касается личностного роста и самосовершенствования находится во второй категории, так как, хоть они и важны но их выполнение не имеет жестких временных рамок.
В третьей категории дела, которые не являются столь важными, но их выполнение не терпит отлагательств. Это могут быть срочные поручения, напрямую не относящиеся к вашим основным обязанностям. Хотя, по возможности лучше на них не соглашаться.
Ну и четвертая категория состоит из дел не срочных и не важных. От них надо попросту избавиться.
Следующий этап в расстановке приоритетов, это распределение задач в каждой из категорий по важности выполнения. Порядка 15 процентов всех дел выпадает на труднейшие и важнейшие дела, поэтому их надо выполнить в первую очередь. Ко второй категории относится порядка 20 процентов задач. Оставшиеся 65 процентов дел находятся в третьей группе. Но что касается времени, выделяющегося на все категории, то ситуация совсем противоположная, то есть для первой категории нужно оставлять 65 процентов, 20 процентов должно тратиться на вторую категорию, а оставшиеся 15 процентов всего времени для всех остальных дел.
Контроль за выполнением текущих задач играет далеко не последнюю роль в эффективном распределении времени. Существует очень удобный, но до боли простой способ, ежедневного отслеживания проделанной работы за день. Его изобрел Л.Зайверт и называется он: «метод пяти пальцев».
То есть каждому пальцу на руке мы присваиваем определенный показатель качества выполненной задачи. Большой палец означает бодрость и здоровье в целом (все, что касается отдыха, спорта, физической формы). Указательный – означает услуги (оказанная помощь другим людям). Среднему пальцу соответствует состояние духа (все, что касается эмоций и какие из них были вызваны сегодняшними задачами). Безымянный палец отвечает за то, насколько вы близки к поставленным перед вами целям (какие действия сегодня приблизили вас к цели?). Мизинец же это мысли (знания, приобретенные за этот день).
Благодаря этому принципу можно легко отслеживать качество, отведенным на сегодня делам. Он не требует особых навыков и может помочь в любой момент.
На сегодняшний день распространено довольно много мифов о тайм-менеджменте. Некоторые, часто встречающиеся мифы представлены ниже:
1.Тайм-менеджмент — это система управления временем.
Ответ: Из-за неспособности человека влиять на само понятие времени, он не в состоянии им управлять. Но, несмотря на это человек может развить в себе способность эффективно планировать свое время и создавать временные рамки для выполнения своих дел.
2 .Основной функцией тайм-менеджмента является быстрое выполнение поставленных задач.
Ответ:это утверждение не верно, так как если гнаться за скоростью выполнения задач, то при этом будет сильно страдать качество их выполнения. Другими словами, в определенном временном отрезке может находиться только определенное количество задач для выполнения. Соответственно этим задачам и нужно уделить особое внимание.
3. Ежедневное составление списков поставленных задач ведет к максимально высокому результату.
Ответ:на самом деле списки помогают далеко не всегда, из-за внезапно возникающих дел и заданий. Это приводит к лишней трате времени. Приходится, на время, отступать от плана для решения этих дел, что очень мешает достижению поставленных задач из списка. Поэтому полезнее всего не пользоваться списками, а распределять задачи по основным направлениям, определенным вами.
4. Наиболее эффективным работником является тот человек, который выполняет много дел одновременно.
Ответ:опять неверно! Если постоянно переключаться с одной задачи на другую, то можно быстро утомиться. Так же снижается эффективность, замедляются мыслительные процессы. К тому-же это влечет за собой лишнюю трату времени. Всегда больше ценятся те люди, кто выполняет одну работу, но качественно, нежели несколько но кое как.
Есть ряд простых принципов, помогающих правильно организовать свое время. Во-первых, нужно регулярно упорядочивать свои рабочие документы и поддерживать порядок на рабочем столе. Каждому предмету необходимо выделить определенное место. Далее, вместе с рабочим местом в порядок нужно привести мысли.
Для этого есть органайзер, в котором фиксируются все дела и задачи, которые нужно будет сделать. Кстати, не стоит забывать, что все записанные туда дела необходимо выполнить. Ведь если вы не можете выполнить какую-то задачу, то не стоит ее и планировать. Постарайтесь со всей серьезностью и ответственностью подойти к этому делу, ведь это третий принцип правильного и эффективного использования своего времени.
И в заключение не стоит забывать, что достижение эффективности в вопросе управления временем, требует терпения и постоянных тренировок.
Эффективное распределение времени или тайм-менеджмент — это методика помогающая грамотно распределять свое время для наибольшей эффективности его применения. В наше время люди все больше стали придавать значение ценности времени, поэтому тайм-менеджмент популярен, как никогда. Но среди огромного количества разнообразных методик по управлению временем не каждая из них являются эффективной, ведь при составлении методики нужно учитывать российский менталитет.
